Persónuverndarstefna Reikningakerfis

Hjá Reikningakerfi tökum við persónuvernd alvarlega. Þessi stefna lýsir því hvernig við söfnum, notum og verndum upplýsingar þegar þú notar kerfið okkar. Við reynum að halda þessu eins skýru og einföldu og við getum.

Hvaða gögnum við söfnum

Við söfnum aðeins þeim upplýsingum sem þarf til að kerfið virki vel fyrir þig:

• Notendaupplýsingar: nafn, netfang og lykilorð (dulkóðað).
• Fyrirtækjaupplýsingar: nafn, kennitala, heimilisfang og lógó.
• Viðskiptavinagögn sem þú færir inn: nöfn, kennitölur, netföng og samskiptaupplýsingar.
• Reikningar, tilboð, PDF skjöl og bókhaldstengd gögn sem þú býrð til í kerfinu.
• Upplýsingar um áskrift og greiðslur.
• Tæknileg gögn: IP-tala, vafri og einföld notkunargögn (basic analytics).

Hvernig við notum gögnin

• Til að bjóða upp á reikningagerð, PDF reikninga og greiðsluhlekki.
• Til að halda utan um viðskiptavinagögnin þín og senda þér viðeigandi tilkynningar.
• Til að rukka fyrir áskrift og halda utan um notendaaðganga.
• Til að bæta kerfið og laga villur.
• Til að uppfylla lagalegar skyldur, t.d. vegna bókhalds.

Uppfletting í fyrirtækja- og einstaklingaskrá

Til að einfalda skráningu viðskiptavina bjóðum við upp á valfrjálsa uppflettingu á grunnupplýsingum út frá kennitölu. Þessi þjónusta er aðeins í boði fyrir greiddar áskriftir og er háð því að þú slóir sjálf/ur inn kennitölu þess aðila sem þú vilt stofna í kerfinu.

• Fyrirtæki (Fyrirtækjaskrá): Þegar þú slærð inn kennitölu fyrirtækis sækjum við nafn, heimilisfang, póstnúmer og sveitarfélag til að fylla út upplýsingar viðskiptavinarins.
• Einstaklingar (Þjóðskrá): Þegar þú slærð inn kennitölu einstaklings sækjum við aðeins nafn og lögheimili (heimilisfang og póstnúmer) í þeim eina tilgangi að stofna viðkomandi sem viðskiptavin.

Þessi uppfletting er ekki leitarþjónusta. Það er ekki hægt að leita að fólki eftir nafni, fá lista yfir einstaklinga eða skoða „svipaðar niðurstöður“. Aðeins er hægt að slá inn eina gilda 10 stafa kennitölu og sækja grunnupplýsingar þess aðila. Lagagrundvöllur vinnslunnar er lögmætir hagsmunir okkar og þínir af því að stofna og halda utan um lögmætt viðskiptasamband (t.d. vegna reikningagerðar og bókhalds).

Uppflettingar eru sóttar í gegnum Já (Já Upplýsingaveitur ehf.), sem starfar sem vinnsluaðili okkar og veitir aðgang að opinberum skrám Þjóðskrár Íslands og Skattsins (Fyrirtækjaskrá). Við miðlum aðeins þeirri kennitölu sem nauðsynleg er fyrir hverja uppflettingu og fáum til baka þær lágmarks- upplýsingar sem taldar eru upp hér að ofan.

Meðhöndlun gagna og öryggi

Við notum örugga dulkóðun (HTTPS/TLS) þegar gögn ferðast milli tækis þíns og kerfisins. Gögnin eru geymd hjá traustum þjónustuveitum með viðurkenndum öryggisstöðlum. Aðgangur að gögnum er takmarkaður við þá sem nauðsynlega þurfa að nálgast þau.

Gögnin þín eru þín. Við seljum þau aldrei áfram til þriðja aðila.

Vinnsluaðilar

Við notum trausta þjónustuaðila (vinnsluaðila) til að reka kerfið. Þeir vinna gögn aðeins samkvæmt fyrirmælum okkar og með viðeigandi vinnslusamningum. Á meðal þeirra er:

• Já Upplýsingaveitur ehf. — veitir aðgang að opinberum skrám (Fyrirtækjaskrá og Þjóðskrá) fyrir valfrjálsa uppflettingu á grunnupplýsingum viðskiptavina út frá kennitölu.

Cookies og notkunargögn

Við notum nauðsynlegar vafrakökur til að halda þér innskráðum og láta kerfið virka rétt. Við notum líka einföld notkunargögn (basic analytics) til að skilja hvernig kerfið er notað svo við getum bætt það. Við rekjum ekki einstaklinga á milli vefsvæða og notum ekki vafrakökur fyrir auglýsingar.

Hversu lengi við geymum gögnin

Við geymum gögnin þín á meðan aðgangurinn þinn er virkur. Þegar þú segir upp eyðum við gögnunum innan eðlilegs tíma. Sum bókhaldstengd gögn gæti þó þurft að geyma lengur ef íslensk lög krefjast þess, t.d. samkvæmt bókhaldslögum.

Réttindi þín

Þú átt rétt á að fá afrit af gögnunum þínum, leiðrétta þau eða biðja okkur að eyða þeim. Sendu okkur tölvupóst og við bregðumst við innan eðlilegs tíma.

Hafðu samband

Ef þú hefur spurningar um persónuvernd er best að senda okkur línu:

Ordex
Ísland
info@ordex.is